Werken met een winkel

Veel van onze klanten hebben naast een voorraad en/of een productiemagazijn ook een winkel waar klanten komen, goederen kopen en direct afrekenen. De vraag is altijd; hoe je ervoor zorgt dat de voorraad in je winkel en in je magazijn op peil en kloppend wordt gehouden, zonder dat dit onnodig veel moeite kost.

De uitdagingen

Als je een eigen winkel hebt, moeten de volgende zaken worden goed worden ingericht:

Aanvullen

De voorraad in de winkel moet op peil blijven, maar je wilt niet meer voorraad dan dat er netjes in het vak passen.

De één kop koffie regel

Als de klant in de winkel meer stuks van een artikel wenst dan in de winkel voorradig zijn, moeten deze snel uit het magazijn gehaald kunnen worden.

De klant wacht niet langer dan één kop koffie.

Communicatie met de kassa

De artikelen die de klant afrekent moeten direct uit de voorraad worden verwijderd (geleverd). En de voorraad moet weer worden aangevuld.

Noodvoorraad voor picken

Als er een tekort ontstaat in het reguliere magazijn, kan ervoor worden gekozen de voorraad te picken uit de winkel. Dan moet er in de winkel genoeg voorraad liggen voor dat geval.

Hoe het werkt met Be-Efficient

Het aanvullen van de winkel

Als je weet wat er in je winkel ligt, wat er per artikel maximaal past, en wat de grens is om aan te vullen, kun je de voorraad op peil houden. In Be-Efficient kan er per locatie een lijst van goederen opgevoerd worden die op die locatie aanwezig moeten zijn. Per artikel kan een min/max worden gegeven. De “Max” is de voorraad die in het vak past, de “Min” is doorgaans de Max minus het aantal dat in de verpakking zit.

Voorbeeld

• In de winkelstelling passen 20 flessen wijn.
• In het magazijn zijn de flessen verpakt in dozen van 6.
• De Max is dan 20 en de Min is 14 (20 – 6).

Zodra er een gehele doos kan worden ingeruimd is het zinnig om aan te vullen.

De kassa – point-of-sale

Om de winkel aan te vullen, moet het bekend zijn hoeveel voorraad er in een magazijn ligt. Uiteindelijk gaat alle voorraad, die de winkel uitgaat, langs de kassa. Er zijn twee opties om de kassa met het ERP te verbinden. Afhankelijk van hoe de kassa is verbonden met het ERP, wordt de voorraad in realtime of periodiek bijgewerkt.

In het geval dat de Point of Sale is verbonden met het ERP, worden verkopen geregistreerd als een levering. Hierdoor verdwijnt het artikel uit de Winkelvoorraad. Vaak wordt er ook bijgehouden aan wie er is verkocht zodat de salesstatistieken ook worden bijgewerkt. De voorraad wordt nu in realtime bijgehouden.

Wanneer de kassa is een losstaande applicatie is in de Be-efficient WMS worden periodiek (meestal 1 keer per dag) de verkopen doorgegeven. Afhankelijk van de details die de PoS applicatie doorgeeft, worden dan alsnog leveringen gemaakt. En anders worden de goederen via stock tellingen afgeboekt.

Linksom of rechtsom, Be-Efficient kent de voorraadniveau’s van de winkels.

Aanvullen van de voorraad

Op basis van de voorraad in de winkel en de ingestelde minima en maxima, kan de winkel worden aangevuld.

In detail gaat het als volgt:

1. De Be-Efficient aanvul-applicatie wordt geopend;
2. er wordt een kar of reachtruck gepakt en met de applicatie worden één voor één de artikelen naar de kar of reachtruck verplaatst;
3. aan het einde van de aanvul ronde zijn alle artikelen verzameld;
4. de artikelen worden naar de winkel gereden en overhandigd aan de winkelmedewerker die de artikelen kan inruimen.

De winkel heeft “acuut” een voorraadtekort

Als de klant in de winkel komt en meer wil hebben dan dat er in de winkel op voorraad is, moet er een spoedaanvullingen naar de winkel komen. Deze spoedaanvulling hoeft geen rekening te houden met de maximale voorraad, maar moet groot genoeg zijn om de klant van dienst te zijn.

Het makkelijkste is als iemand van de winkel het magazijn ingaat, en met behulp van de artikel informatie app kijkt waar de missende goederen in het magazijn liggen. Vervolgens kunnen de artikelen met behulp van de goederenverplaatsing, verhuist worden van het magazijn naar de winkel.

Als winkel en magazijn strikt gescheiden zijn, moet er een aanvraag goederenverplaatsing worden gedaan. Waarna in het magazijn, op de scanners, een signalering komt om met spoed goederen te verplaatsen naar de winkel.

Checklijst van de inrichting in het ERP

• Keuze voor apart magazijn en/of aparte locatie In het ERP moet ervoor worden gekozen of de winkel een aparte locatie is binnen het magazijn, of dat de winkel moet worden opgevoerd als zelfstandig magazijn.

• Is de winkel intern, of elders (extern adres)?
  • Intern
    • Moet er (in het uiterste geval) gepickt kunnen worden uit de winkel?
      • Zo ja, de winkel is een locatie binnen het voorraad magazijn.
      • Zo nee, dan kan de winkel het beste als apart magazijn worden opgevoerd.
  • Extern
    • De winkel is een locatie binnen een extern magazijn.
• Opvoeren van de voorraadbehoefte In Be-Efficient wordt de voorraad opgevoerd, met de min-max hoeveelheden
• De aanvulprocedure Voor de overdracht van goederen van magazijn naar winkel, moet er een duidelijke barcode worden gehangen bij de grens tussen winkel en voorraad waarmee de aan te vullen goederen van Magazijn naar Winkel kunnen worden verplaatst.
• Spoedaanvulling Als personeel van winkel zelf het magazijn in mag, moet er een scanner aanwezig zijn voor de winkel. Er moet dan in Be-Efficient één of meer gebruikers worden aangemaakt die voorraad uit het magazijn naar de winkel kunnen verplaatsen. Uiteraard moet het winkelpersoneel in dit geval een korte opleiding krijgen in het gebruik van de scanner.
• Bijwerken voorraad van de winkel Er moet gezorgd worden dat voorraadwijzigingen in de winkel (vanwege verkoop of retour) doorgegeven worden aan het ERP. De aanvul applicatie van Be-Efficient reageert op deze voorraadwijzigingen en registreert dit in het ERP.

Conclusie

Wanneer je magazijn aan een fysieke winkel gekoppeld is, zijn er een aantal dingen waar over nagedacht moet worden om de vooraad op peil en inzichtelijk te houden. Be-efficient legt de verbinding tussen de winkel, het magazijn en het ERP systeem. Hiermee worden de processen in de winkel en het magazijn gestroomlijnd en kan voorraad op tijd en gemakkelijk aangevuld worden.