Wachstumspfad für KMU – vom Buchhaltungspaket zum ERP-System

Stell dir vor, du hast die zündende Idee, eine Marktlücke! Niemand sonst kann das, und du willst dein Unternehmen rund um diese Idee aufbauen. Du überlegst dir einen Firmennamen. Und da man heutzutage kein Unternehmen mehr ohne Internet gründen kann, sicherst du dir sofort einen Domainnamen. Jetzt ist dein Unternehmen wirklich da! Du bist im Internet auffindbar, und die Bestellungen strömen nur so herein. Du brauchst ein Buchhaltungsprogramm, um die Bestellungen zu erfassen, und dein Buchhalter empfiehlt dir ein Programm wie „Snelstart“ oder „eBoekhouden“. Du gibst die Rechnungen in das Programm ein und der Buchhalter überprüft von seinem Büro aus, ob alles stimmt.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, reicht Ihre einfache Website mit Ihrer E-Mail-Adresse und Telefonnummer nicht mehr aus. Sie möchten, dass Kunden die Website nutzen, um Termine zu vereinbaren, Bestellungen aufzugeben und Rechnungen anzufordern. Sie beauftragen ein spezialisiertes Unternehmen mit der Erstellung einer Website, und nun können Kunden im Webshop bestellen, Termine im Kalender vereinbaren und Rechnungen bis zu 10 Monate zurück über ihre eigene Kontoseite abrufen und herunterladen.

Automatisierte Abläufe in der Werkstatt

Dennoch erledigst du hinter den Kulissen noch viel Arbeit von Hand. Du nutzt verschiedene Softwareprogramme für den Versand von Bestellungen, deine Buchhaltung und deine Kundentermine. Und die gesamte Kommunikation zwischen den Programmen erledigst du manuell. Es fühlt sich an wie loser Sand, und das Lager in der Garage wird zu klein.

In der folgenden Abbildung siehst du, wie du alle Softwareprogramme miteinander verknüpfst.

Nach Feierabend bist du damit beschäftigt, im Webshop, in der Buchhaltung und im Terminkalender alles in Ordnung zu bringen. Da dein Unternehmen wächst, nimmt das zu viel Zeit in Anspruch. Und weil es schwieriger wird, den Überblick zu behalten, geht auch mal etwas schief. Es ist Zeit für besser vernetzte automatisierte Prozesse. Es ist Zeit für einen neuen Schritt bei der Automatisierung deines Unternehmens.

Automatisierte Prozesse in einem Lager

Die Lösung für eine fragmentierte Automatisierung ist die Anschaffung eines ERP-Systems – eines sogenannten Enterprise Resource Planning. Dabei handelt es sich um ein praktisches Tool zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Ein ERP-System erkennt, dass alle Prozesse miteinander zusammenhängen, und behandelt sie als Ganzes. Dies sorgt für weniger Fehler in Ihrer Rechnungsstellung, eine lückenlose Planung und einen klaren Überblick über Ihren Lagerbestand.

Die Anzahl der Schwachstellen hat sich deutlich verringert, da Sie mit einem ERP-System eine zentrale Datenquelle für Ihr Unternehmen geschaffen haben. Hier wird alles gespeichert, die gesamte Kommunikation läuft über das ERP-System, und der Webshop sowie der Lagerbestand sind vollständig integriert. Ein bekanntes System ist Exact Online (https://www.exact.com/nl/producten/erp).

Im Umfeld von Exact Online können Sie verschiedene Programme erwerben, die die Arbeit mit einem ERP-System vereinfachen und weiter optimieren. Hier kann Be-Efficient Ihnen helfen. Mit Be-Efficient müssen Sie keine Papier-Kommissionierlisten mehr erstellen, und die gesamte Kommunikation wird direkt im ERP gespeichert. Die Bestellungen aus dem Webshop und die Lagerbestände sind im ERP-System verfügbar. Daraus werden Kommissionierlisten erstellt. Diese Listen werden überprüft und an das Lager gesendet. Im Lager arbeiten Sie mit der Be-Efficient-Anwendung auf den Scannern. Alle Kommissionierlisten sind hier einsehbar. Und alles, was kommissioniert wird, wird direkt an das ERP-System weitergeleitet.

Wie gelangt man von der Garage ins Lager?

Wenn Sie ein ERP-System einsetzen möchten, empfiehlt es sich, dies gemeinsam mit einem Berater zu tun. Für ihn gehört die Einrichtung und Inbetriebnahme der Software zum Tagesgeschäft. Ein guter Ansprechpartner hierfür ist https://overstapsoftware.nl/. Anschließend können auch das Scannen und die Kommissionierung im Lager automatisiert werden. Be-Efficient ist das Lagerverwaltungssystem (WMS), das sich in Ihr ERP-System integrieren lässt, um auch die Prozesse im Lager zu automatisieren (https://www.be-efficient.net).

Wenn Sie ein ERP-System einführen möchten, müssen einige Entscheidungen getroffen werden. Diese haben wir nachfolgend für Sie zusammengestellt.

• Welche Variante von Exact Online benötige ich? Und welche Version möchte ich verwenden? Weitere Informationen finden Sie unter https://www.exact.com/nl/producten#erp.
• Wann möchte ich mit meiner Buchhaltung im ERP-System beginnen?
• Möchte ich meine aktuelle Buchhaltung in das ERP-System übertragen oder fange ich mit einem leeren Paket an?
• Wie viele Personen werden das ERP-System nutzen? Mit anderen Worten: Wie viele Lizenzen benötige ich?
• Werde ich das ERP-System zur Erstellung meiner Angebote nutzen?
• Möchte ich die Kommissionierung mit einem Scanner durchführen?
• Möchte ich bei einer Lieferung automatisch Versandetiketten generieren lassen?
• Reichen mir die Standard-Dashboards aus, oder möchte ich spezifische Dashboards, die die Steuerung meines Unternehmens unterstützen?

Bei diesen Entscheidungen kann Ihnen ein Anbieter wie overstapsoftware.nl sehr hilfreich sein. Bei Bedarf übernehmen sie auch die gesamte aktuelle Buchhaltung und übertragen sie in das ERP-System. Wenn Sie auch Ihr Lager oder Ihre Produktion automatisieren möchten, können Ihnen unsere Be-Efficient-Berater dabei helfen. Wenn Sie „Exact“ verwenden, können wir Ihnen innerhalb von 30 Minuten eine funktionsfähige WMS-Umgebung einrichten und diese direkt in das ERP-System integrieren. Diese können Sie zwei Monate lang kostenlos testen.

Der Zeitplan

Im Durchschnitt dauert die Umstellung auf ein ERP-System mit WMS 2 bis 4 Wochen. Der Einsatz externer Berater wird 2 bis 5 Tage betragen. Auf der Grundlage Ihrer Wünsche und Ziele wird ein Angebot mit einem Festpreis erstellt. Die angegebene Zeit ist erforderlich, um genau zu ermitteln, welche Prozesse automatisiert werden sollen. Alle Daten, die Sie im ERP-System nutzen möchten, müssen Sie zusammenstellen; diese werden dann vom Berater in das ERP-System übertragen. Der Zeitaufwand für die Bereitstellung dieser Daten sollte nicht unterschätzt werden. Anschließend wird getestet, ob die neuen Systeme ordnungsgemäß funktionieren.

Die Vorteile eines ERP-Systems mit WMS in Ihrem Unternehmen

Der wichtigste Vorteil des Einsatzes eines ERP-Systems besteht darin, dass die Prozesse in Ihrem Unternehmen vollständig in einem einzigen System integriert sind. Dadurch verfügen Sie über eine zentrale Informationsquelle und erhalten in Echtzeit Einblick in alle Daten. Dies wird auch als SPOT (Single Point Of Truth) oder manchmal als SSOT (Single Source Of Truth) bezeichnet. Jeder, der im Unternehmen mit dem ERP-System arbeitet, arbeitet mit denselben zuverlässigen Daten. Und Daten, die einmal gespeichert sind, stehen allen gleichzeitig zur Verfügung.

Be-Efficient ist ein WMS, das an das ERP-System angebunden ist. Die Funktionen, die Ihnen im ERP noch fehlen, werden übernommen und vollständig integriert. Da Be-Efficient eine Browseranwendung ist, erfolgt die Installation schnell und einfach. Dadurch kann Be-Efficient von allen Geräten aus genutzt werden, auf denen ein Webbrowser läuft. Die Integration von Be-Efficient in Ihr ERP-System bietet Ihnen zudem die Möglichkeit, übersichtliche Berichte und Dashboards mit den gewünschten Informationen zu erstellen und anzuzeigen. All die losen Enden, bei denen Sie früher selbst Ordnung in das Chaos bringen mussten, werden nun vom WMS an einem Ort übersichtlich zusammengefasst.

Umfassendere Nutzung von Daten

Exact Online bietet die Möglichkeit, die gesammelten Daten umfassender für die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens zu nutzen. So können Sie Exact Online nutzen, um sich ein umfassenderes Bild von den Wünschen und Bedürfnissen Ihrer Kunden zu verschaffen. Außerdem können Sie Exact Online nutzen, um den Lagerbestand auf einem angemessenen Niveau zu halten. Hierfür eignen sich die MRP-Module (Material Requirement Planning). Eine einfache Version davon ist standardmäßig in Exact Online enthalten. Und wenn die Bestandsmodelle komplexer sind (saisonale Schwankungen, lange Lieferzeiten usw.), kann Be-Efficient Sie dabei unterstützen.

Die Vorteile der Arbeit mit einem ERP-System

Die wichtigsten Vorteile eines ERP-Systems wie Exact Online sind Echtzeit-Einblick, eine einzige Datenquelle und integrierte Prozesse.
Diese drei Punkte sorgen für einen verbesserten Service, da alle Daten aktuell und vollständig sind, für eine gesteigerte Produktivität, da viele sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden können, und (indirekt) für geringere Kosten, da weniger Fehler gemacht werden.

Mehr erfahren

Sie sind gut in Ihrem Geschäft – unsere Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass Unternehmen mit der richtigen Software arbeiten, die ihre Geschäftstätigkeit nicht behindert.

Für weitere Informationen, ein Kennenlerngespräch oder eine Demo der Software, die wir anbieten können, vereinbaren Sie bitte einen Termin mit uns.