De groeiende MKB’er; van boekhoudpakket naar ERP

Stel je voor, je hebt hét idee, een gat in de markt! Niemand anders kan dit en jij gaat je bedrijf bouwen rondom dit idee. Je bedenkt een toffe bedrijfsnaam. En omdat je tegenwoordig niet meer zonder internet een bedrijf kan starten, claim je direct een website-naam. Nu is je bedrijf echt. Je bent vindbaar op het internet en de mails stromen binnen.

Je hebt een boekhoudpakket nodig om de bestellingen bij te houden en je boekhouder verwijst je naar een programma als Snelstart of eBoekhouden. Jij voert de facturen in in het programma en de boekhouder checkt of alles klopt vanuit zijn eigen kantoor. Wanneer je bedrijf groeit is je eenvoudige website met je mailadres en telefoonnummer onvoldoende.

Je wil dat klanten de website gaan gebruiken voor het maken van afspraken, bestellingen en het opvragen van facturen. Het bouwen van een website besteedt je uit aan een gespecialiseerd bedrijf en klanten kunnen nu bestellen in de webshop, afspraken maken in de agenda en facturen, tot 10 maanden terug, opvragen en downloaden via hun eigen account-pagina.

Automatische processen in de garage

Toch doe je nog veel handmatig werk achter de schermen. Je gebruikt verschillende software programma’s voor het verzenden van bestellingen, je boekhouding en je afspraken met klanten. En alle communicatie tussen de programma’s doe je handmatig. Het voelt als los zand en het garagemagazijn wordt te klein. In onderstaande figuur kun je zien hoe jij alle software met elkaar verbindt.

Na werktijd ben je bezig om alles recht te trekken in de webshop, boekhouding en de agenda. Hier gaat, nu je groeit, te veel tijd in zitten. En omdat het overzicht moeilijker te bewaren is, gaat het ook weleens mis. Het is tijd voor beter verbonden automatische processen/Het is tijd voor een nieuwe stap in de automatisering van jouw bedrijf.

Automatische processen in een magazijn

Dé oplossing voor een verspreidde automatisering is het aanschaffen van een ERP systeem. Een zogenoemde Enterprise Resource Planning. Dit is een handige tool om bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Een ERP ziet dat alle processen met elkaar te maken hebben en behandelt ze als een geheel. Dit zorgt voor minder fouten in je facturatie, een waterdichte planning en een duidelijk overzicht over je voorraad.

Het aantal rode lijntjes is significant verminderd nu je met een ERP één punt van waarheid hebt gecreëerd voor je bedrijf. Alles wordt hierin opgeslagen, alle communicatie loopt via het ERP en de webshop & voorraad zijn volledig geïntegreerd. Een bekend systeem is Exact Online (https://www.exact.com/nl/producten/erp).

Rondom Exact Online kun je verschillende programma’s aanschaffen die het werken met een ERP systeem vereenvoudigen en verder stroomlijnen. Dit is waar Be-Efficient jou van dienst kan zijn. Met Be-Efficient hoef je geen papieren picklijsten te maken en wordt alle communicatie direct in het ERP opgeslagen. De bestellingen uit de webshop en de voorraden zijn in het ERP beschikbaar. Hier komen picklijsten uit. Deze lijsten worden gecheckt en naar het magazijn gestuurd. In het magazijn werken jullie met de Be-Efficient applicatie op de scanners. Alle picklijsten zijn hier te zien. En alles wat gepickt wordt, wordt direct doorgecomuniceerd naar het ERP systeem.

Hoe kom je van garage naar magazijn?

Als je een ERP wil gaan gebruiken, wordt het aanbevolen om dit samen met een consultant te doen. Voor hem is het inrichten en gebruiksklaar maken van de software dagelijks werk. Een goede partij hiervoor is https://overstapsoftware.nl/. Hierna kan ook het scannen en picken in het magazijn geautomatiseerd worden. Be-Efficient is het Warehouse Management Systeem (WMS) die aansluit op jouw ERP systeem om ook de processen in het magazijn te automatiseren (https://www.be-efficient.nl/).

Wanneer je een ERP systeem gaat gebruiken, moeten er een aantal beslissingen worden genomen. We zetten ze hieronder voor je op een rij.

Welke variant van Exact Online heb ik nodig? En welke versie wil ik gebruiken? Zie https://www.exact.com/nl/producten#erp voor meer informatie.
Wanneer wil ik beginnen met mijn administratie in het ERP systeem?
Wil ik mijn huidige administratie overzetten naar het ERP systeem, of start ik met een leeg pakket?
Hoeveel mensen gaan het ERP systeem gebruiken? Kortom, hoeveel licenties heb ik nodig?
Ga ik het ERP systeem gebruiken voor het opmaken van mijn offertes?
Wil ik gaan orderpicken met een scanner?
Wil ik automatisch verzendlabels laten genereren bij een levering?
Heb ik voldoende aan de standaard dashboards, of wil ik specifieke dashboards die de sturing van mijn bedrijf ondersteunen?

Bij het maken van deze beslissingen kan een partij als overstapsoftware.nl je goed helpen. Zij zetten zonodig ook alle huidige administratie over naar het ERP systeem. Wanneer je ook je magazijn of productie kan gaan automatiseren, kunnen onze Be-Efficient consultants je daarbij helpen. Als je exact gebruikt, kunnen we in 30 minuten we een werkende WMS omgeving voor je maken en direct integreren in het ERP. Deze krijg je twee maanden om gratis uit te proberen.

Het tijdspad

Gemiddeld duurt de overstap naar een ERP met WMS 2 tot 4 weken. En de inzet van externe consultants zal 2 tot 5 dagen zijn. Naar aanleiding van jouw wensen en doelen wordt een offerte opgesteld met een vaste prijs. De aangegeven tijd is nodig om goed uit te zoeken welke processen geautomatiseerd moeten worden. Alle gegevens die je in het ERP systeem wil gaan gebruiken, ga je bij elkaar zoeken en worden door de consultant overgezet naar het ERP systeem. De tijd die het kost om deze gegevens aan te leveren, moet niet onderschat worden. Daarna wordt getest of de nieuwe systemen naar behoren werken.

De voordelen van een ERP met WMS in jou bedrijf

Het belangrijkste voordeel van het gebruik van een ERP systeem is dat de processen in jouw bedrijf volledig geïntegreerd zijn in één systeem. Hierdoor heb je een centraal punt van informatie en krijg je een live inzicht in alle informatie. Dit wordt ook wel SPOT (Single Point Of Truth) genoemd en soms SSOT (Single Source Of Truth). Iedereen die binnen het bedrijf werkt met het ERP systeem, werkt met dezelfde betrouwbare data. En data die eenmaal is opgeslagen is voor iedereen op hetzelfde moment beschikbaar.

Be-Efficient is een WMS die aansluit op het ERP. De functionaliteiten die je nog mist in het ERP, worden opgevangen en volledig geïntegreerd. Doordat Be-Efficient een browser applicatie is, gaat installatie snel en gemakkelijk. Hierdoor is Be-Efficient te gebruiken vanaf alle apparaten waarop een webbrowser gebruikt wordt. De integratie van Be-Efficient in je ERP geeft je ook de mogelijkheid om overzichtelijke rapportages en dashboards met informatie naar behoeven in te richten en weer te geven. Al dat losse zand waar je eerder zelf orde moest scheppen in de chaos, is nu de WMS hetgeen dat alle informatie op een plek overzichtelijk samenbrengt.

Breder gebruik van data

Exact Online heeft de mogelijkheid om de verzamelde data breder in te zetten voor de ontwikkeling van je bedrijf. Zo kun je in Exact Online gebruiken om een breder beeld te krijgen van de wensen en behoeften van de klant. Ook kan je Exact Online gebruiken om de voorraad op peil te houden. Hiervoor zijn de MRP (Material Requirement Planning) modules geschikt. Een simpele versie zit standaard in Exact Online. En als de voorraadmodellen ingewikkelder zijn (seizoensinvloed, lange levertijden, etc.), dan kan Be-Efficient daarbij ondersteunen.

Meer weten?

Jij bent goed in jouw business. Onze business is zorgen dat bedrijven als de jouwe werken met de software die het zakendoen ondersteunt.

Voor meer informatie, een kennismaking en een demonstratie van de Be Efficient software, kunt u contact opnemen.