Beginnen met barcode scannen in het magazijn

Er komt voor iedere groeiend bedrijf dat werkt met voorraad, een moment dat een scanningsoplossing in het magazijn gewenst is. Tot op dat moment verloopt het proces in het magazijn meestal als volgt:

Groeipijn in het magazijn

Als het bedrijf groeit komen er steeds meer orders die moeten worden uitgeprint en gebeurt er meestal het volgende:

• De verkoper krijgt minder tijd om zelf het magazijn in te gaan en er wordt een medewerker aangenomen die de orders gaat lopen en inpakken.
• De voorraad wordt groter en hetzelfde artikel komt op twee plaatsen te liggen. Er ontstaat een onderscheid tussen voorraad in GRIJP en in BULK.
• Er komen meer medewerkers, en niet iedereen weet meer waar de goederen liggen.
• Er komt meer materiaal, zoals inpakmachines en weegschalen, die nu allemaal handmatig worden ingesteld en waarbij de meetwaarden worden overgetypt.
• Het aantal orders wordt zo groot dat het handmatig aanmaken van vervoerslabels veel tijd kost en de stress om alle labels te printen voor de drop-off tijd wordt steeds groter.
• Er ontstaat behoefte aan management informatie zodat de druk die verkoop legt op het magazijn zichtbaar en bestuurbaar wordt.

Be-Efficient biedt een oplossing

De intake

Als er magazijnsoftware wordt aangeschaft is de verwachting vaak dat het werken met een scanner niet of nauwelijks tijd kost, want “hoe moeilijk kan het zijn”. De spullen liggen in het magazijn en “je hebt toch een scanner”. De werkelijkheid is echter dat het overstappen van geen tools in het magazijn naar een spanningsoplossing wel degelijk tijd kost en goed moet worden voorbereid. Hier kan Be-Efficient u mee helpen.

Om het overstappen naar de software van Be-Efficient zo soepel mogelijk te maken, is de eerste stap om met ons contact te leggen en een intake door ons te laten uitvoeren. Deze intake neemt maximaal één dag in beslag en wordt gratis door ons uitgevoerd.

Hiervoor komt een business consultant bij uw bedrijf op locatie om de exacte wensen en verwachtingen in kaart te brengen. De inrichting van de huidige processen wordt bekeken, er wordt gesproken met de belangrijkste stakeholders (eigenaar, hoofd verkoop, hoofd inkoop, hoofd magazijn / magazijnmeester) en indien nodig wordt voor de beeldvorming een demonstratie van het Be-Efficient WMS (warehouse management systeem) gegeven op één van onze demo omgevingen.

Vragen die aan de orde komen zijn onder andere:

• het gebruik van serie- en batchnummers;
• de barcodering;
• de koppeling met vervoerders.

Deel van de intake zal een korte tour door het magazijn zijn, om te bepalen wat moet worden voorbereid voordat wordt gestart met de introductie van het Be-Efficient WMS.

Van deze intake krijgt u een verslag en een eerste inschatting van de kosten. Hierin staat de algemene indruk, een overzicht van de te automatiseren processen, en een lijst van voorbereidende werkzaamheden zoals  het scanbaar maken van locaties en artikelen. Tenslotte maken we een eerste versie van een voorstel voor implementatie en een overzicht van de eventuele extra apparatuur (scanners, zebra printers, etc.) die nodig zijn om het maximale uit het Be-Efficient WMS te halen.

De voorbereidingen

Om de introductie van een spanningsoplossing zoals het Be-Efficient WMS tot een succes te maken moet allereerst aan een aantal voorwaarden zijn voldaan:

• Scanners moeten worden aangeschaft.
  Houd rekening met de batterijduur en eventuele uitval. Bestel er altijd minimaal één extra;
• Het magazijn moet zijn ingedeeld in locaties en iedere locatie moet een barcode hebben;
• De barcodes van de artikelen moeten in de juiste velden in het ERP zijn opgevoerd;
• Als er omdozen worden gebruikt, moet de “multiple units of measure” worden ingericht (een sixpack bevat 6 blikjes, een tray bevat er 24);

• Aanvul-strategieën moeten worden besproken zodat de aanvulapplicatie kan worden ingericht;
• Uitgangspunt is dat het ERP de logistieke workflow gaat volgen. Het wordt afgeraden om artikelen direct in het verkoopmagazijn te ontvangen en in plaats daarvan moet een apart “ONTVANGST” magazijn worden ingericht. Vaak wordt ook een mobiel magazijn (MOBIEL) aangemaakt voor de reach-trucks en de pick-karren.
• Output moet worden herbekeken:
  • Paklijsten komen niet langer uit er ERP maar uit het WMS en moeten worden opgemaakt;
  • Labelstickers moeten worden gedefinieerd die op een ZEBRA printer kunnen worden uitgeprint voor het afdrukken van missende barcodes;
  • Het WMS levert koppelingen met vervoerders. Op de paktafels moeten ZEBRA printers komen waarmee vervoerstickers kunnen worden afgedrukt.
• De pickstrategie moet worden besproken;
  • Bij B2C bedrijven worden vaak meerdere orders in één keer gepickt;
  • Bij B2B bedrijven is het vaak een mix van grote en kleine orders;
• Bij gebruik van Exact-Online als ERP is er nog een extra punt dat moet worden gecontroleerd:
  • Minimaal nodig is Exact Online Handel Plus of Exact Online Productie Plus.
  • Maar als er met BULK en PICK gewerkt gaan worden, dan zijn de professional varianten van deze pakketten nodig vanwege variabele locaties per artikel.

De fasering

Om de introductie van scannen een succes te maken houdt Be-Efficient voor bedrijven die voor het eerst gaan werken met scanning-software de volgende fasering aan:

• Voorbereiding
  • Inventarisatie door een business consultant om de voorbereidende werkzaamheden door te nemen;
  • Bij het scanbaar maken van artikelen en locaties hebben wij diverse tools beschikbaar die hiervoor ingezet kunnen worden.
• Verificatie gereedheid
  • Als alles is ingericht komen wij nogmaals langs om te verifiëren dat de scanners zijn ingericht en de artikelen en locaties gescand kunnen worden.
• Implementatie
  • We raden af om alle workflows (inbond / outbound / productie) in één keer te implementeren. Het leren werken met de scanners kost tijd. Daarom hanteren we de volgende drie fases:
    • Outbound
      • Inregelen van picken en leveren.
        Deze stap betekent het gebruik van de picklijst generator, picking en het inzetten van de lever applicatie (paktafel).
    • Inbound
      • Zorgen dat de goederen m.b.v. de scanningsoplossing kunnen worden ontvangen en ingeruimd. Deze stap betekent het gebruik van de goederen-ontvangst applicatie, de kwaliteitscontrole (de controle of het product onbeschadigd is en of de aantallen kloppen) en de inruim applicatie.
    • Efficiency verbeteringen in inzetten extra applicaties
      • Inzetten van de overige applicaties zoals de aanvulapplicatie, kwaliteitscontroles en koppelingen naar meet- en regelsystemen. Er zijn meer dan 40 applicaties in het WMS die kunnen worden ingezet.

Belangrijke overwegingen 

Met Be-Efficient geen vendor lock-in
In tegenstelling tot sommige andere systemen, is ons WMS volledig geïntegreerd met het onderliggende ERP. Iedere levering, iedere goederenontvangst, elke picklijst, alles wordt in het ERP opgeslagen. Dit heeft als gevolg dat mocht u willen stoppen met het gebruik van Be-Efficient, alle data gewoon zichtbaar blijft. 

Geen extra kosten bij een toekomstige migratie
Als u naar verloop van jaren zou willen migreren naar een andere ERP, is het niet nodig om het WMS apart te migreren. Alles zit immers in het ERP.
Overigens kan Be-Efficient ook op andere ERP systemen worden aangesloten. Wij ondersteunen o.a. Exact Online, Exact Globe en SAP Business One. U kunt dus wisselen van ERP zonder dat er voor magazijn iets verandert.

Maandelijks opzegbare licenties
Be-Efficient werkt met licenties per maand. De licentieprijs staat op onze website (be-efficient.nl).
Wij leveren “concurrent licenses” die niet zijn  gekoppeld aan personen, maar aan het aantal personen dat gelijktijdig in Be-Efficient werkt.

Als u 5 licenties afneemt, kunnen 5 mensen tegelijkertijd in Be-efficient werken.

De licenties zijn maandelijks opzegbaar. 
Extra licenties afnemen (ook tijdelijk) als u bijvoorbeeld tijdens een jaarlijkse inventarisatie van de voorraad extra licenties nodig heeft, kunnen per direct door ons worden geleverd.

Contact
Be-Efficient is te bereiken via het contactformulier onderaan de pagina op be-efficient.nl .